COFNIJ WYSYŁKĘ! Właśnie omyłkowo wysłałem e-maila do 4 000 000 osób!

Jeden z naszych klientów znalazł się w sytuacji, kiedy to ktoś w jego firmie przez pomyłkę wysłał wiadomość testową do wszystkich subskrybentów w bazie. Szybko zauważyliśmy, że coś jest nie tak i poinformowaliśmy o tym klienta, który wpadł na dość kreatywne rozwiązanie. 

Wymyślił historię o fikcyjnym pracowniku, który nie mógł przestać myśleć o pracy, nawet podczas wakacji na Tahiti, kiedy to wysłał omyłkowego e-maila. Klient przeprosił za pomyłkę i zapytał odbiorców, co ma zrobić z tym pracownikiem. 

Zwolnić go czy mu wybaczyć? 

E-mail został bardzo pozytywnie odebrany przez klientów firmy. Wielu z nich wysłało żarty na temat tego, że pracownik „wypił za dużo drinków”, ale większość prosiła o wybaczenie dla niego, a nawet o to, by dać mu kilka dodatkowych dni urlopu. Stał się nawet postacią, która pojawiała się od czasu do czasu w kolejnych kampaniach! 

Jednak nie zawsze można z takim wdziękiem uratować sytuację, w której sami możemy się znaleźć. 

Problem: Wysłałeś e-maila przez pomyłkę 

Mamy nadzieję, że nie wysłałeś go do tylu osób, ale może się zdarzyć, że znajdziesz się w podobnie niekomfortowej sytuacji i będziesz musiał przygotować się na jej skutki. Może jednak jest coś, co możesz zrobić, by zachować twarz? 

Ruch eksperta: Oceń skutki i wyślij ponownego e-maila, jeśli trzeba 

Najlepiej zachować się profesjonalnie i dokładnie ocenić skalę i skutki błędu. Wysłałeś wiadomość do złej listy? Nie zmieniłeś tematu? Załączyłeś niedziałający link? Zrobiłeś literówkę? A może wysłałeś niewłaściwą ofertę? W każdym z tych scenariuszy możesz zminimalizować skutki błędu i każdy może wymagać innej reakcji. 

Co możesz, a czego nie możesz zmienić: Od najgorszego do najlepszego scenariusza 

Niewłaściwa lista 

Jeśli wysłałeś wiadomość do niewłaściwych odbiorców, niestety nie możesz nic zrobić, aby jej nie otrzymali. Masz jednak do dyspozycji kilka trików, jeśli chodzi o jej zawartość. 

Niewłaściwa treść: temat, treść główna, grafiki, linki 

Nie możemy zmienić tematu wiadomości po wysłaniu e-maila, ale w treści wiadomości są elementy, które zmienić możemy. Są to grafiki (są hostowane na serwerach, możesz więc podmienić obraz na inny o tej samej nazwie pliku, a zaktualizuje się on w e-mailu) i linki (które są przekierowywane i śledzone przez serwery zewnętrzne) w treści e-maila. 

Wiesz już, co możesz i czego nie możesz zmienić. Teraz czas postanowić, jak chcesz odpowiedzieć. 

Czy kolejny email jest naprawdę konieczny? 

Jeśli wysłałeś e-maila z literówką, może być Ci trochę niezręcznie, ale pewnie możesz odpuścić reakcję bez większych konsekwencji. Jeśli natomiast wysłałeś e-maila w niewłaściwym języku lub z niewłaściwą ofertą, możesz rozważyć wysłanie przeprosin. 

W tym drugim wypadku, powinieneś zrobić to jak najszybciej, aby klienci nie zdążyli nawet przeczytać oryginalnej wiadomości, jeśli kolejna szybko skoryguje błąd. Możesz to jasno zaznaczyć w temacie wiadomości, na przykład: Poprawka: lub Drugie podejście: i odnieść się do błędu na samym początku e-maila. 

Trochę humoru może wiele zdziałać 

Możesz też podejść do tego z przymrużeniem oka, tak jak nasz klient, którego pracownik wysłał omyłkową wiadomość testową, będąc na urlopie. 

Lepiej zapobiegać niż łagodzić skutki 

Jak w większości przypadków, zapobieganie błędom jest lepsze niż próby minimalizowania ich negatywnych skutków. Korzystasz z checklisty przed wysyłką e-maili? Czy ktoś sprawdza Ci nazwę i adres nadawcy, tematy, linki, link do wypisu, treść wiadomości, treści dynamiczne i listę kontaktów, do których wysyłasz wiadomość? Lepiej dmuchać na zimne. Tak czy inaczej, powinieneś być już lepiej przygotowany, jeśli w przyszłości coś pójdzie nie po Twojej myśli. Udanych wakacji!