Polityka Antyspamowa

DEFINICJE I OBJAŚNIENIA

1. Data ostatniej aktualizacji

1 września 2023 roku

 

2. Wprowadzenie do polityki antyspamowej

ExpertSender S.A. nie zbiera, nie kupuje, nie udostępnia ani nie sprzedaje żadnych list adresowych do realizacji masowych kampanii marketingowych. Udostępniamy wyłącznie platformę do prowadzenia komunikacji elektronicznej tym nadawcom, którzy zapoznali się ze wszystkimi warunkami niniejszej polityki antyspamowej i zaakceptowali je w całości.

 

3. Uzasadnienie polityki antyspamowej

Polityka antyspamowa wprowadza jednolite reguły dla wszystkich nadawców korzystających z infrastruktury ExpertSender, które mają na celu ochronę interesów spółki, nadawców, odbiorców oraz innych podmiotów zaangażowanych w legalne i etyczne funkcjonowanie komunikacji elektronicznej.

 

4. Definicja spamu

Spam, to niezamówiona informacja handlowa. Potocznie spam kojarzy się też z irytującą treścią marketingową (np. zbyt częste reklamy produktów i usług, materiały promocyjne niedostosowane do oczekiwań odbiorców), która niekoniecznie narusza przepisy prawa. Za spam uznaje się również wiadomości, które prezentują nieprawdziwe informacje lub służą do wykradania danych osobowych. Dystrybucja spamu jest zabroniona.

 

5. Zakres polityki antyspamowej

ExpertSender opiera treść niniejszej polityki antyspamowej na wieloletniej wiedzy i doświadczeniu, na aktach prawnych (Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO, CAN-SPAM, CASL, CCPA) oraz na najlepszych praktykach wysyłkowych promowanych przez zaufane organizacje, m.in. M3AAWG, CSA, Vade, Google, Microsoft i Yahoo.

WARUNKI I ZOBOWIĄZANIA

6. Weryfikacja nadawców i ich planów wysyłkowych

Każdy nadawca przechodzi obowiązkowe sprawdzenie przed podpisaniem umowy o współpracę z ExpertSender. Weryfikacja składa się z zestawu pytań i analiz, które mają na celu potwierdzenie zgodności z politykami obowiązującymi w naszej organizacji. Proces ma jednocześnie charakter doradczy i pomaga w przygotowaniu do korzystania z platformy.

 

7. Zasady dotyczące pozyskiwania adresów email

1. Wymaga się zbierania daty zapisu, adresu strony internetowej zapisu i adresu IP zapisu dla każdego adresu email (ExpertSender jest uprawniony do weryfikacji tych danych w trakcie współpracy z każdym nadawcą, a nadawcy są zobowiązani do dostarczenia kompletu danych w ciągu 24 godzin od otrzymania pisemnego żądania);
2. Zabrania się kupowania list z adresami email;
3. Zabrania się korzystania z usług umożliwiających dodawanie adresów email do list subskrybentów na podstawie związków z innymi źródłami danych (tzw. Email appending);
4. Zaleca się stosowanie subskrypcji z potwierdzeniem zapisu na listę (tzw. Double Opt-in) oraz zabezpieczenia CAPTCHA do formularzy internetowych;
5. Zaleca się wykluczanie możliwości subskrypcji kont funkcyjnych w formularzu internetowym (np. admin@domena, biuro@domena, kontakt@domena).

 

8. Usuwanie adresów email z list subskrybentów

Każda wiadomość wysyłana z platformy ExpertSender musi mieć link wypisu, który będzie aktywny przez co najmniej 30 dni od daty wysłania wiadomości i usunie adres email z listy niezwłocznie po jego kliknięciu.

Dopuszcza się stosowanie własnych linków wypisu przez nadawców pod warunkiem wypisania adresu email z listy w platformie ExpertSender w ciągu 24 godzin od otrzymania żądania.

ExpertSender wymaga, aby proces wypisania z listy był równie prosty co proces zapisania na listę i nie wymuszał dodatkowego logowania lub kontaktu z nadawcą.

Usuwanie adresów email z listy jest obowiązkowe w przypadku, gdy ich właściciele złożyli skargę lub żądanie wypisania, chyba że dalsza obecność na liście wynika z innej podstawy prawnej przetwarzania danych niż zgoda osoby i nie naraża ExpertSender na konsekwencje prawne, reputacyjne ani finansowe.

Taki sam obowiązek dotyczy nieistniejących adresów email, których status został potwierdzony raportem zwrotnym ze strony serwera pocztowego przy pierwszej nieudanej próbie dostarczenia wiadomości elektronicznej.

ExpertSender utrzymuje wewnętrzną listę z nieistniejącymi adresami email, w celu zapobiegania wysyłkom wiadomości do takich adresów i chronienia reputacji nadawców.

 

9. Obowiązek udzielania odpowiedzi i rozpatrywania zgłoszeń przez nadawców

Każdy nadawca jest zobowiązany do utworzenia skrzynek pocztowych w domenie wysyłającej, służących do przyjmowania zgłoszeń odbiorców wiadomości i innych stron zainteresowanych.

Za minimum uznaje się skrzynki kontaktowe używane w polach „Od” i „Odpowiedz do”, w stopce wiadomości, a także dedykowane aliasy pocztowe abuse@domenawysyłająca i postmaster@domenawysyłająca. Skrzynki kontaktowe muszą być ciągle monitorowane, a zgłoszenia należy rozpatrywać w zgodzie z politykami ExpertSender i przepisami prawa.

Wszystkie zgłoszenia dotyczące danego nadawcy, a przekazane bezpośrednio ExpertSender zostaną udostępnione danemu nadawcy w celu dalszego rozpatrzenia.

 

10. Uwierzytelnianie nadawców

Każda jednostka biznesowa w ExpertSender, służąca do wysyłania wiadomości elektronicznych, posiada przypisane adresy IP i domenę wysyłającą. ExpertSender wymaga od każdego nadawcy stosowania standardów uwierzytelniania SPF (Sender Policy Framework – RFC 4408) oraz DKIM (DomainKeys Identified Mail – RFC 4871) i pomaga w ich poprawnej konfiguracji.

Standard DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance – RFC 7489) nie jest obowiązkowy, ale każdego nadawcę zachęca się do jego stosowania.

 

11. Identyfikacja nadawców

Każda wiadomość wysłana z platformy ExpertSender musi zawierać stopkę wraz z:

1. Nazwą i danymi adresowymi nadawcy;
2. Nazwą rejestru i numerem rejestracyjnym firmy zależnie od kraju prowadzonej działalności gospodarczej;
3. Kontaktowym numerem telefonu i adresem email (zamiast adresu email dozwolony jest link do formularza kontaktowego na stronie internetowej).

 

12. Domeny wysyłające

Każda domena wysyłająca musi posiadać:

1. Stronę internetową wraz z działającym formularzem zapisu i aktualną polityką prywatności, zawierającą szczegóły przetwarzania danych osobowych oraz nazwę i dane adresowe administratora danych osobowych;
2. Wiek powyżej 30 dni;
3. Dane kontaktowe właściciela w publicznym protokole WHOIS.

 

13. Rozgrzewanie dedykowanych adresów IP i domen wysyłających

Nadawcy rozpoczynający współpracę z ExpertSender są zobowiązani do przejścia przez okres rozgrzewania dedykowanych adresów IP i domen wysyłających. Okres ten zwykle wynosi od 2 do 4 tygodni i zależy od dodatkowych czynników (np. wiek i stan listy subskrybentów, podział adresów email na dostawców skrzynek pocztowych, planowana wielkość wolumenu wysyłek).

Ten proces ma na celu zwiększenie zaufania do nadawcy po stronie dostawców skrzynek pocztowych, aby zapobiec nadmiernemu filtrowaniu wiadomości i zmaksymalizować szanse na uzyskanie wysokich wskaźników dostarczalności dla wszystkich kampanii wysyłkowych.

ExpertSender zapewnia nadawcom pomoc doświadczonych specjalistów zarówno podczas przygotowania do okresu rozgrzewania jak i w trakcie jego realizacji.

 

14. Lista treści zabronionych i ograniczonych

1. Nienawiść, przemoc i dyskryminacja;
2. Dezinformacja, oszukańcza i wprowadzająca w błąd komunikacja;
3. Złośliwe oprogramowanie i phishing;
4. Niezamówione informacje handlowe;
5. Wiadomości zawierające domeny obecne na listach RBL – Realtime Blackhole List;
6. Pożyczki z wysokim oprocentowaniem;
7. Marketing wielopoziomowy i piramidy finansowe;
8. Kryptowaluty (powiązane ze stronami trzecimi);
9. Leki i suplementy (powiązane ze stronami trzecimi);
10. Hazard i zakłady bukmacherskie (powiązane ze stronami trzecimi);
11. Pornografia, nagość i serwisy randkowe (powiązane ze stronami trzecimi);
12. Giełdy papierów wartościowych i rynki Forex (powiązane ze stronami trzecimi).

 

15. Lista praktyk niedozwolonych

1. Wysyłanie wiadomości marketingowych do odbiorców bez uzyskania ich zgód;
2. Ignorowanie zgłoszeń od osób, szczególnie skarg i żądań wypisania z listy subskrybentów;
3. Przekroczenie 0,2% skarg dla wiadomości dostarczonych w ciągu 1 dnia;
4. Przekroczenie 5% twardych zwrotek dla wiadomości wysłanych w ciągu 1 dnia;
5. Wysyłanie wiadomości na adresy email typu spamtrap;
6. Stosowanie nazw nadawców i tematów wiadomości niezwiązanych z dystrybuowaną treścią lub wprowadzających w błąd;
7. Używanie linków w wiadomościach przekierowujących na strony niezwiązane z ich treścią;
8. Brak linku wypisu lub ukrywanie go w treści (np. mała czcionka, kolor zlewający się z tłem);
9. Umieszczanie linków w wiadomościach z niezabezpieczonym protokołem http;
10. Używanie skracaczy linków (np. bit . ly) w treściach wiadomości;
11. Używanie domen nienależących do nadawcy w polu „Od”;
12. Wysyłanie takich samych wiadomości do tych samych odbiorców z więcej niż 1 domeny;
13. Wysyłanie takich samych wiadomości do tych samych odbiorców w ciągu 1 dnia;
14. Wysyłanie wiadomości do milionów odbiorców bez rozciągania wysyłki w czasie;
15. Naruszanie praw autorskich poprzez bezumowne korzystanie z cudzych znaków towarowych.

 

16. Postępowanie w przypadku wykrycia obecności adresów IP i domen na listach RBL

W przypadku, gdy adresy IP lub domena wysyłająca nadawcy trafią na listę RBL, ExpertSender jest uprawniony do zablokowania wysyłek wiadomości i zażądania wyjaśnień od nadawcy.

W razie braku wyjaśnień od nadawcy w terminie 3 dni od zgłoszenia żądania lub gdy wyjaśnienia nie będą satysfakcjonujące, ExpertSender będzie uprawniony do jednostronnego wyłączenia obsługi jednej lub więcej jednostek biznesowych nadawcy lub do rozwiązania umowy w całości, ze skutkiem natychmiastowym.

W przypadku, gdy adresy IP lub domena wysyłająca nadawcy po raz kolejny trafią na listę RBL, ExpertSender będzie uprawniony do jednostronnego wyłączenia obsługi jednej lub więcej jednostek biznesowych nadawcy lub do rozwiązania umowy w całości, w trybie natychmiastowym, bez wzywania do udzielenia wyjaśnień.

 

17. Konsekwencje nieprzestrzegania polityki antyspamowej

Naruszenie jakiegokolwiek punktu niniejszej polityki antyspamowej uprawnia ExpertSender do zwrócenia uwagi nadawcy i żądania zaprzestania dalszego naruszania warunków.

Nadawca ma 3 dni na udzielenie satysfakcjonujących wyjaśnień i 14 dni na usunięcie wszystkich niezgodności.

Brak udzielenia satysfakcjonujących wyjaśnień lub dalsze naruszanie warunków polityki antyspamowej spowoduje jednostronne wyłączenie obsługi jednej lub więcej jednostek biznesowych nadawcy lub rozwiązanie umowy w całości, ze skutkiem natychmiastowym.

Kolejny przypadek naruszenia warunków uprawnia ExpertSender do jednostronnego wyłączenia obsługi jednej lub więcej jednostek biznesowych nadawcy lub do rozwiązania umowy w całości, w trybie natychmiastowym, bez wzywania do udzielenia wyjaśnień.

 

SKARGI I ZAPYTANIA

18. Adresy kontaktowe

W przypadku problemów z korzystaniem z linków wypisu lub innego nadużycia ze strony nadawcy, który korzysta z infrastruktury ExpertSender, prosimy o przesłanie zgłoszenia wraz z oryginalnymi nagłówkami wiadomości na adres abuse @ expertsender . com.

Wszystkie zgłoszenia staramy się rozpatrywać na bieżąco, ale zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi w ciągu 30 dni zależnie od stopnia skomplikowania i ilości otwartych zgłoszeń.

Alternatywnie zgłoszenia można przesyłać listownie na adres siedziby ExpertSender S.A. przy ulicy Cypriana Kamila Norwida 1, 80-280 w Gdańsku (Polska).