Administrative Assistant

Gdynia, PPNT, Poland

100%

Office work

0%

Business trips

99%

English proficency

90%

Working conditions

About the Administrative Assistant position

Job Description

We are seeking an Administrative Assistant to help with the organization and running of the daily administrative operations of a global email marketing company. The ideal candidate will be a hard-working individual able to undertake a variety of office support tasks and work diligently under pressure with a high level of professionalism and confidentiality. This person will be comfortable working with a high degree of attention to detail as well as incorporating new and effective ways to achieve better results.

Responsibilities/Administrative
  • Monitor, maintain and order all office supplies
  • General clerical duties including photocopying, scanning and mailing
  • Manage postage machine, sort and distribute daily mail to appropriate person,
  • Manage invoice process, including follow-up on outstanding invoices;
  • Prepare Agreements, Contracts and other documents
  • Schedule conference room bookings
  • Event planning
  • Coordinate travel arrangements
Requirements
  • Bachelor degree in Administration, Human Resources, Finance or related fields preferred or equivalent experience
  • Proficient in Microsoft Office; Word, Excel, Outlook and Adobe
  • Previous experience/ knowledge in Office Roles in multicultural environment a plus
  • Experience with issuing invoices a plus
  • Fluent in English (spoken and written)
  • High attention to detail for accuracy
  • Ability to effectively communicate to clients, team members and management
  • Strong organizational focus and time-management skills
Benefits
  • full-time employment ( replacement contract)
  • salary adequate to experience, skills and knowledge
  • flexible working schedule
  • a modern office space
  • positive work culture and friendly atmosphere
  • work-life balance… and even more!
Application

Please send in your CV and a cover letter to praca@expertsender.com. Put in the position you apply for in the subject line. 
Remember to include the following statement in your CV:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez 3XR sp. z o.o. w celach niezbędnych do realizacji obecnego i przyszłych procesów rekrutacji zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz zgodnie z Ustawą z dn. 10.05.2018r. o Ochronie Danych Osobowych (Dz. Ust. 2018 poz. 1000).

Jednocześnie oświadczam, że zostałem/-am poinformowany/-a o dobrowolności podania danych osobowych oraz prawie dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawie do przenoszenia danych, cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego.”

Data protection information clause
Administratorem Państwa danych jest : 3XR Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni przy ul. Al. Zwycięstwa 96/98 (dane rejestrowe: Nr KRS 000032988 5, wpis do Rejestru Przedsiębiorców -Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 586223711 6, według stanu na dzień 30.05.2018 r. kapitał zakładowy 3XR Sp. z o.o. (w całości wpłacony) wynosi 50000 złotych jest administratorem Pani/Pana danych osobowych i będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe podane w aplikacji i kwestionariuszu aplikacyjnym dla celów przeprowadzenia procesu rekrutacji.
Informujemy, że podanie danych osobowych w aplikacji i kwestionariuszu aplikacyjnym, którego zakres wynika z przepisów Kodeksu pracy oraz przepisów szczególnych związanych z zatrudnieniem, jest dobrowolne, choć niezbędne i jako takie jest warunkiem udziału w procesie rekrutacji, a odmowa podania danych uniemożliwia dalszy udział w procesie rekrutacji.
W przypadku podania przez Panią/Pana szerszego zakresu informacji niż wynikający z kwestionariusza aplikacyjnego, 3XR Sp. z o.o. będzie przetwarzała takie informacje tylko jeśli wyrazi Pani/Pan dodatkową zgodę na przetwarzanie takich danych osobowych. W takim przypadku, ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie odwołać udzieloną zgodę na przetwarzanie danych osobowych za pomocą skrzynki pocztowej: rodo@expertsender.com (dotyczy kandydatów do pracy, byłych pracowników i współpracowników). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane jedynie przez okres niezbędny dla celów procesu rekrutacyjnego oraz jego badania, po upływie którego dane zostaną trwale usunięte, chyba że wyrazi Pani/Pan zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, w takim wypadku Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia kolejnych rekrutacji, ale nie dłużej niż przez okres 3 lat.
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych i ich sprostowania, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, przeniesienia dostarczonych przez Pana/Panią danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych. Żądanie usunięcia danych oznacza rezygnację z dalszego udziału w procesie rekrutacji i spowoduje niezwłoczne usunięcie Pani/Pana danych osobowych. W celu realizacji powyższych uprawnień, należy skontaktować się z Inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem: rodo@expertsender.com

About us

ExpertSender is an advanced marketing automation platform. We provide services to clients from around the globe, including Europe, US, Russia, Latin America and Asia. Our clients include, inter alia, 4F, Auchan, AXA, DaWanda.com, EasyGo.pl, Ergo Hestia, Idea Bank, Kaspersky Lab, Media Markt, Michelin, Mothercare, Nazwa.pl, Nokaut.pl, SEAT, Starbucks, Top Secret, TUI, Wakacje.pl, Vans.

Request a personalized demo
with an ExpertSender specialist

I AGREE

We use cookies to record session information, such as past activity on the site in order to provide better service when visitors return to our site or to customize web page content based on a visitors’ browser type. By using the website you express your consent to our cookie policy. You can change the cookie settings in your web browser.